校区各单位：

为了做好2021年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）综合文件档案

2021年1月1日至12月31日期间，校区在党政管理、科学研究、教学管理、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发、法律事务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表声像等不同载体形式的文件材料（含电子文件）。

（二）新冠肺炎疫情防控专项档案

在疫情防控工作过程中形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录（含电子文件和实物），具体归档范围参见附件1。

（三）百廿校庆活动档案

在校庆系列纪念活动中形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录（含电子文件和实物）。具体归档范围参见附件2。

（四）其他各类档案

校区近期已竣工的基建（维修）项目档案、已结项的科研项目档案、资产清查、仪器设备项目档案、财务档案等。

二、归档要求

（一）各单位要充分重视档案工作，将文件材料的归档工作纳入全体工作人员岗位职责，监督检查本单位档案工作的开展；各单位专兼职档案工作人员尽量保持稳定，如更换请及时通知党工委（校长）办公室更新；档案工作人员应参照本单位文件材料归档范围，做好文件材料的汇总收集、整理与归档工作。

（二）严格把关，提高归档文件质量。综合文件归档材料，继续实行按“件”整理。各单位要严把归档文件材料质量关，做到归档文件材料齐全、内容完整、标识齐全、材质、字迹符合归档要求，复印件原则上不得归档；所有文件材料全部实行网上立卷归档，“山东大学档案管理信息系统”登录地址：http://10.1.2.131:83/xtsdarchives/，文件信息录入时，务必注意信息的完整、准确。

（三）做好电子文件、业务系统数据库、音视频、多媒体等电子档案的收集归档工作。可以以光盘、移动硬盘等载体形式归档，也可以直接上传“山东大学档案管理信息系统”。归档重要电子文件一律打印纸质文件同时归档。

（四）各学院及科研单位应加强本单位党政、教学、科研管理档案的整理归档。如党委会会议纪要、党政联席会会议纪要、学术委员会会议纪要、学位委员会纪要、院系发文、学院重大活动档案等。

（五）各类合同、协议、涉密文件的整理归档应做到专人负责、专人归档。

三、归档时间

请各单位于6月30日前完成本单位文件材料归档工作。

移交地址：图书馆9层903室

联系人：楚艳娜

联系电话：630202、630018

党工委（校长）办公室

2022年5月9日