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关于青岛校区文件材料整理归档的通知

发布日期:2020-09-30    作者:党工委(校长)办公室     来源:党工委(校长)办公室     点击:

校区各单位:

为全方位反映青岛校区自规划、奠基、建设至全面启用等各阶段的发展历程,充分体现校区发展历史,现全面开展文件材料整理、归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)综合文件档案

青岛校区自规划建设、搬迁启动至2019年12月31日期间,在党政管理、科学研究、教学管理、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发、法律事务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)。各单位文件材料归档范围详见附件1。

(二)教学档案

2019-2020学年教育教学、学生工作管理文件;已经毕业的研究生、全日制本科生、继续(网络)教育生、留学生的学籍、学位档案;自编教材、教案;教学成果;照片、视频等多媒体材料。退学、肄业、结业等研究生、本科生的学籍(成绩)材料;借读、交流(访学)、进修、中外合作办学等特殊类型学生的学籍(成绩)材料。

(三)基建档案

校区自建设之初至今已竣工的基建项目档案。

(四)新冠肺炎疫情防控专项档案

校区在疫情防控工作过程中形成的有价值的各种门类与载体的文件档案和数据、实物等(归档范围详见附件2)。

二、归档要求

(一)各部门分管领导要充分重视档案工作,将文件材料的归档工作纳入全体工作人员岗位职责,监督检查本单位档案工作的开展;各单位专兼职档案工作人员尽量保持稳定,不要随意更换;档案工作人员应参照本单位文件材料归档范围(附件1),做好文件材料的汇总收集、整理与归档工作。

(二)严格把关,提高归档文件质量。综合文件归档材料,继续实行按“件”整理。各单位要严把归档文件材料质量关,做到归档文件材料齐全、内容完整、标识齐全、材质、字迹符合归档要求,复印件原则上不得归档;所有文件材料全部实行网上立卷归档,《山东大学档案管理信息系统》登录地址:http://10.1.2.131:83/xtsdarchives/,文件信息录入时,务必注意信息的完整、准确。

(三)各院系及科研院所应加强本单位党政、教学、科研管理档案的整理归档。如院系党委会会议纪要、党政联席会会议纪要、学术委员会会议纪要、院系发文等。

(四)相关单位做好校区重大活动档案的收集归档,归档范围详见《山东大学(青岛)重大活动文件材料归档范围》。

三、归档时间

请各单位务必在11月底前完成本单位文件材料归档工作。为充分保证校区归档工作的顺利进行,党工委(校长)办公室将于10月中旬组织开展 “归档文件整理培训会”。

移交地址:图书馆9层903室;

联系人:李贞玉、楚艳娜;

联系电话:630202,18253163404

党工委(校长)办公室

2020年9月30日

附件下载:附件2:青岛校区新冠肺炎疫情防控专项档案归档范围.docx】已下载

附件下载:附件1:青岛校区各部门文件材料归档范围(汇总版).docx】已下载

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