校区各单位：

为继续做好校区各类文件材料的归档工作，现将2021年下半年有关工作事项通知如下：

一、归档范围

（一）校区综合管理类文件

目前，仅有部分单位完成2017-2020年度档案收集、整理、归档工作。请尚未启动该项工作的单位提高认识，迅速行动，落实责任，做好本单位管理文件材料的收集、整理、归档工作。

（二）2020-2021学年度各类毕业生学籍、学位档案

主要包括：2020年9月、12月，2021年3月、6月毕业研究生学籍、学位档案；2021届毕业本科生（含授学位国际生、肄业生、退学生、访学生等）学位、学籍档案以及各种其他类型学生产生的学籍、学位材料等。

（三）百廿校庆活动文件材料

请相关单位高度重视，注重积累在各项校庆活动中产生的文件材料，指定专人负责，务必做到应收尽收。

（四）其他各类档案

校区近期重大活动档案、已竣工的基建（维修）项目档案、已结项的科研项目档案、资产清查、仪器设备项目档案、财务档案等。

二、注意事项

1.归档纸质文件材料、照片等实体档案，要求内容齐全完整，标识清晰。注意用纸质量及规范用笔；激光打印文件，务必确保字迹清晰；归档成绩单、毕业名册、授学位名册等须加盖教学主管部门公章；成绩单注意中英文姓名准确对应。

2.各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度，可以光盘、移动硬盘等载体形式移交归档，或直接上传档案管理信息系统。重要电子文件一律打印纸质文件同时归档。

3.各类文件材料继续实行网上归档（注：涉密文件除外）。各单位依据授权登录《山东大学档案管理信息系统》，地址：http://10.1.2.131:83/xtsdarchives/；各类毕业生学位、学籍档案电子信息基本实现数据导入、自动著录。

三、归档时间

综合性文件材料要求10月底前移交归档；学籍、学位及其他各类档案要求11月底之前移交归档。

移交地址：图书馆9层903室

联系人：楚艳娜

联系电话：630202，18253163404

党工委（校长）办公室

2021年10月8日