各单位：

为做好2023年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2023年1月1日至12月31日期间，校区在党务、行政、教学、科研、基本建设、对外交流、服务社会等管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

（二）已竣工的基建项目、已结项的科研项目等形成的各种载体形式的文件材料。

（三）校区重大活动与突发事件相关的各种载体形式的文件材料。

（四）往年应归未归文件材料。

二、归档要求

（一）加强对档案工作的领导。各单位应在学习贯彻好《中华人民共和国档案法实施条例》的基础上，加强党对档案工作的领导。各单位档案工作负责人应做好本单位档案工作的组织协调和监督检查，将归档工作纳入全体工作人员岗位职责；各单位专兼职档案员应做好本单位文件材料的收集和整理工作，在规定时间内完成文件材料的整理和移交工作。

（二）严把归档文件的质量关。要加强文件材料的附件及回复（批复）性文件的收集整理；归档文件必须为原件，复印件原则上不得归档；归档文件须加盖主管部门公章；非标准版式文件应统一规格，在A4纸上平铺粘贴。

（三）加强电子文件、音视频、网络多媒体、业务系统数据库等电子档案的收集归档工作。重要文件应当纸质文件、电子文件双套归档；电子文件须激光打印（A4或A3版式），字迹清晰，留有装订线。各类电子档案可以以光盘、移动硬盘等载体形式归档，也可以直接上传档案管理系统。业务系统数据库的归档，请联系档案馆信息技术部（电话：64182）。

（四）各学院及科研单位应加强本单位党政、教学、科研管理档案的整理归档。如党委会会议纪要、党政联席会会议纪要、学术委员会会议纪要、学位委员会纪要、院系发文、学院重大活动档案等。

（五）注意各类合同、协议的整理归档；涉密文件专人负责，专人归档。

（六）文件材料继续实行网上归档（涉密文件除外）。网址请登录档案馆网站，或直接链接：山东大学档案管理信息系统 http://10.2.12.220/index。用户名与密码与学校统一认证平台一致。

三、归档时间

请各单位务必在2024年10月31日前完成本单位文件材料归档工作，高质量按时完成档案归档工作，将作为年度档案工作评优的重要依据。

联系人：楚老师，58630200

            李老师，58630700

党工委（校长）办公室

2022年4月12日